Descripción del Puesto Gerente de Operaciones / Operations Manager Job Description

Descripción del Puesto Gerente de Operaciones / Operations Manager Job Description

Rescate de San Carlos es una organización no lucrative con apoyo comunitario prestando servicios de ambulancia de emergencias cuidados de enfermería primarios. Rescate está ubicado en San Carlos, México, una comunidad turística en crecimiento en el Estado de Sonora.

Resumen del Puesto:

Reportar al Presidente del Consejo y responsable del Consejo Directivo de Rescate de San Carlos AC, el Gerente de Operaciones es responsable del manejo de las operaciones de la instalación de respuesta inmediata, incluyendo la supervisión, liderazgo y evaluación de los Técnicos Médicos de Emergencia; supervisar la condición y mantenimiento de la ambulancias y las instalaciones; monitorear el estado del balance de operación y aprobar gastos dentro de los limites definidos por el Consejo; apoyar los programas de recaudación de fondos; aconsejar al Consejo sobre asuntos críticos que puedan afectar la habilidad de cumplir con la misión de la organización; y mantener una cultura de respeto, profesionalismo y honestidad.

Deberes de Supervisión:

  • Planear, implementar y monitorear programas del personal para asegurar que los turnos están convenientemente cubiertos.
  • Mantener registros del personal que muestren las horas de trabajo programadas y actuales de cada empleado.
  • Asegurarse que las credenciales del personal estén actualizadas incluyendo licencia de manejar vigente, requerimientos de entrenamiento profesional, evaluación de su actuación y otros registros pertinentes a la disponibilidad y actuación de los empleados (p.ej. reporte de incidentes críticos involucrando al empleado)
  • Preparar el entrenamiento del personal a como sea necesario, consultando al Director Médico y al Presidente del Consejo.
  • Tomar las medidas disciplinarias con el personal que sean necesarias y después de discutirlas con el Presidente y / o el Director Médico.
  • Asegurar el cumplimiento del personal con la política de reporte de pacientes con cuidado electrónico (ePCR) y el llenado de un registro para cada persona solicitando servicios de Rescate. Entregar reportes mensuales de ePCR al Consejo.
  • Servir como intermediario entre el personal clínico y la supervisión médica en la continua mejora de calidad de las revisiones y evaluaciones del proceso ePCR.
  • Participar en evaluaciones de actuación regular del personal junto cuando menos un Miembro de Consejo, de acuerdo con la política. Comunicar de inmediato al Presidente de todos los asuntos de naturaleza crítica involucrando la actuación del personal (p.ej. incidentes críticos, insubordinación, ausencias injustificadas y quejas de la comunidad)
  • Asegurarse que las horas de trabajo del personal sean usadas eficiente y apropiadamente para mantener las instalaciones y las ambulancias. Los deberes podrán incluir: mantenimiento menor del edificio; lavado y surtido de las ambulancias y las salas de tratamiento, y equipo de chequeo.
  • Asegurarse que el personal limpie, desinfecte y resurta las ambulancias inmediatamente después de cada uso.
  • Asegurarse que los sistemas de respaldo de emergencias (ej. generador, radios portátiles, etc.) estén en buenas condiciones de operación y probados regularmente como lo requiere la política.

Deberes Administrativos:

  • Llenar un reporte de incidencia de cada incidente crítico como lo define la política del Consejo.
  • Inmediatamente reenviar al Presidente del consejo, ya sea verbalmente si se considera urgente y por escrito para revisión mensual del Consejo Directivo.
  • Reportar inmediatamente cualquier asunto relacionado con el 911 al Presidente del Consejo.
  • Asistir a las juntas manuales del Consejo para presentar pormenores de la operación y aconsejar al Consejo de cualquier problema pasado o anticipado que puedan afectar las operaciones.
  • Supervisar y ordenar suministros de oficina, médicos y de limpieza, uniformes del personal y otros artículos que se requieran.
  • Monitorear y mantener las licencias y registros vigentes de los vehículos como lo requieran las agencias regulatorias locales y estatales.
  • Asegurarse que el mantenimiento de los vehículos se lleve a cabo de acuerdo con la política y registros vigentes apropiadamente.
  • Otorgar servicios de traducción a cualquier persona requiriendo ayuda.
  • Asistir en facilitar la presencia de Rescate en eventos comunitarios y oportunidades de entrenamiento con otras agencias gubernamentales.
  • Mantener la página de Facebook de Rescate y otras plataformas sociales que permitan asegurar el involucramiento continuo de la comunidad con la supervisión del Consejo Directivo y un representante de Relaciones Públicas designado.
  • Mantener la confidencialidad del paciente para todas las personas solicitando el cuidado de Rescate.
  • Responder de manera consiente y respetuosa a cualquier queja o comentario.

Deberes Financieros:

  • Trabajar con el Presidente del Consejo y Miembros designados del Consejo para desarrollar un presupuesto operativo anual y llevar una supervisión diligente de todo el ingreso y gastos a través del año.
  • Manejar la caja chica.
  • Vender membresías Gold Card y aceptar, registrar y asegurar donaciones de personas que visiten la enfermería.
  • Pagar facturas, impuestos y nóminas a como se requiera.
  • Asistir en facilitar eventos de recaudación de fondos y trabajar con el Auxiliar de Rescate en apoyo a la misión de Rescate.

Otros Deberes:

  • Desarrollar otros deberes que puedan requerirse.
  • Horarios de trabajo podrán requerir laborar algunas noches y fines de semana.

Calificaciones Preferentes:

  • Diploma de Preparatoria o equivalente.
  • Seis meses de experiencia en instalaciones clínicas / medicas.
  • Experiencia previa en supervisión.
  • Competente en Inglés y Español.
  • Habilidad de trabajo independiente y como parte de un equipo que incluya personal, Director Médico, Presidente del Consejo y / o miembros del consejo de Rescate.
  • Competente en el uso de computadoras y habilidad en el uso de las plataformas sociales.

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Rescate de San Carlos is a community supported, non-profit organization providing emergency ambulance services and walk-in first aid care in an infirmary setting.  Rescate is located in San Carlos, Mexico, a growing tourist community in the State of Sonora.

Position Summary:

Reporting to the Board President and responsible to the Board of Directors of Rescate de San Carlos AC, the Operations Manager is responsible for managing the daily operations of the organization’s first response facility including supervision, leadership and evaluation of EMTs; overseeing the condition and maintenance of ambulances and facility; monitoring operating budget status and approving expenditures within limits defined by the Board; supporting fund raising programs; advising the Board on all critical matters that may affect the organization’s ability to fulfill its mission; and maintaining a culture of respect, professionalism and honesty.

Supervisory Duties:

  • Plan, implement and monitor staffing schedules to ensure that all shifts are appropriately covered
  • Maintain staffing records to show actual vs scheduled hours of work for each employee
  • Ensure staff credentials are up to date including current driver’s license, professional training requirements, performance evaluations and any other records pertaining to employee readiness and performance (e.g. critical incident reports involving the employee)
  • Arrange for staff training as necessary, in consultation with the Medical Director and the Board President
  • Undertake staff discipline as necessary after discussion with the President and / or the Medical Director
  • Ensure staff compliance with Rescate electronic patient care record (ePCR) policy and completion of a record for each person requesting services from Rescate. Provide monthly ePCR reports to the Board
  • Serve as intermediary between the clinical staff and medical supervision in the continuous quality improvement process of ePCR reviews and evaluations
  • Participate in regular performance evaluations of staff along with at least one Board member, in accordance with policy. Communicate immediately with the President on all matters of a critical nature involving employee performance (e.g. critical incident, insubordination, unexplained absences and community complaints)
  • Ensure employee time is efficiently and appropriately used to maintain the facility and the ambulances. Duties may include: minor building maintenance; cleaning and stocking ambulances and treatment rooms, and equipment checks
  • Ensure staff clean, disinfect and restock ambulances immediately after each use
  • Ensure emergency back-up systems (eg. generator, handheld radios, etc.) are in good working order and tested regularly as required by policy

Administrative Duties:

  • Complete an incident report on every critical incident as defined by Board policy. Forward immediately to the Board President verbally if deemed urgent and in hard copy for monthly review by the Board of Directors
  • Report any 911 related issues to Board President immediately
  • Attend monthly Board Meetings to present operational highlights and advise the Board of any past or anticipated problems that may affect operations
  • Track and order office, medical and cleaning supplies, staff uniforms and other items as required
  • Monitor and maintain current vehicle licensing and registration as required by local and state regulating agencies
  • Ensure that vehicle maintenance is maintained according to policy and update records accordingly
  • Provide translation services to any individual requiring assistance
  • Help facilitate a Rescate presence at community events and training opportunities with other governmental agencies
  • Maintain Rescate Facebook page and other social media to help ensure ongoing community engagement with oversight by the Rescate Board designated PR representative
  • Maintain patient confidentiality for all persons seeking care from Rescate
  • Respond in a caring and respectful manner to any complaint or comment 

Financial Duties:

  • Work with the Board President and designated Board Members to develop an annual operating budget and maintain diligent oversight of all revenue and expense items throughout the year
  • Manage and balance petty cash
  • Sell Gold Card memberships and accept, record and secure donations from individuals who visit the infirmary
  • Pay bills, taxes and payroll as required
  • Help facilitate fundraising events and work with the Rescate Auxiliary in support of Rescate’s mission

Other Duties:

  • Perform other duties as required
  • Work schedule may require working some evenings and weekends

Preferred Qualifications:

  • High School diploma or equivalent
  • Six months experience in a clinical / medical setting
  • Prior supervisory experience
  • Proficiency in English & Spanish
  • Ability to work independently and as part of a team that includes staff, Medical Director, Rescate Board President and / or Board members
  • Proficient computer skills and ability to use social media

To apply for this position, please send your resume to info@rescatesc.com before midnight, June 28, 2024